Qualification et expériences professionnelles des candidats : quelques enjeux lors du recrutement:

Contexte et définitions:

La qualification professionnelle peut être définie comme la capacité d'une personne à exercer un métier, une activité ou un poste déterminé. Elle est acquise soit par une formation ou un enseignement, généralement validés par un diplôme ou un certificat, ou par l'expérience personnelle et professionnelle acquise sur le terrain de façon plus ou moins organisée (acquis de l'expérience).

La qualification d'un emploi peut être définie comme l’ensemble des compétences et aptitudes nécessaires pour occuper un poste de travail. Ces savoir-faire et savoir-être pré-requis sont formalisés de façon plus ou moins explicite et publique, notamment à travers les accords établis et négociés par branche qui servent à déterminer des grilles de classification des emplois, officialisées par les conventions collectives.

Chaque degré de qualification peut notamment correspondre à un niveau de salaire dans la classification des emplois de la convention collective.

En l'absence de définition précise dans la convention collective, l'employeur positionne lors du recrutement l'emploi occupé à un certain niveau de qualification selon la nature et le degré des exigences requises pour chaque poste de travail. L’employeur doit s’assurer que le niveau de qualification des salariés correspond bien aux fonctions qu’ils exercent réellement. Tout surclassement ou sousclassement engage l’employeur.

Il est donc essentiel pour l’employeur de bien valider lors du recrutement la qualification et les expériences professionnelles des candidats pour en garantir l’adéquation avec les fonctions, les emplois proposés.

En effet, quelle que soit la qualification requise/nécessaire pour l’exercice d’un métier, et même si l’employeur en fait une condition déterminante à l’embauche ou à l’affectation sur un poste de travail, il revient toujours à l’employeur de vérifier AVANT l’embauche que le candidat possède bien cette qualification.

Les déclarations du candidat ou l’ajout de clauses dédiées dans les contrats ne suffisent pas : la responsabilité de l’employeur est de vérifier avant l’embauche. Sans cela, l’employeur commettrait une négligence dont il ne peut pas se prévaloir.

La tendance côté candidats:

Or cette validation est compliquée par la tendance qu’ont certains candidats à enjoliver leur qualification et expériences professionnelles comme le confirment deux études récentes :

1) La 8ème étude sur les CV Trompeurs de Florian Mantione Institut publiée en 2018 - étude effectuée auprès de 289 chefs d’entreprise, 50 DRH et 100 candidats-.

85 % des candidats déclarent « normal d’arranger leur CV ». Et les recruteurs interrogés ont identifié les rubriques « enjolivées » telles que suit :

  • 29 % pensent que les diplômes possédés sont « souvent » différents de ceux figurant sur le CV.
  • 53% pensent que les postes occupés précédemment (tels que déclarés par les candidats) ne correspondent « souvent » pas ou « jamais » à la réalité – même 61% concernant la durée des postes déclarée.
  • 65% pensent que les responsabilités exercées (tels que déclarés par les candidats) ne correspondent que « rarement » ou « jamais » à la réalité.

Du reste, 35% des recruteurs interrogés ont déjà éliminé un candidat suite à une vérification.

2)Une enquête de Robert Half France publiée en Février 2018 et réalisée en Juillet 2017 auprès de 300 directeurs généraux et managers ayant des fonctions de recrutement en France.

47 % des recruteurs interrogés affirment avoir déjà éliminé des profils de candidats après avoir détecté des informations fausses ou exagérées dans leur CV, Et voici les parties du CV dans lesquels les candidats ont mentionné des informations fausses ou exagérées d’après cette même étude :

  • 55% Expérience professionnelle
  • 52 % Formation/diplômes/qualifications
  • 40% Compétences techniques
  • 34% Compétences linguistiques
  • 27% Tâches réalisées dans le cadre d’emplois précédents
  • 18% Stages

Valider la qualification et expériences professionnelles des candidats : quels sont les objectifs ?

L’objectif premier d’une telle vérification est de sécuriser un bon recrutement et valider que le profil des candidats est en adéquation avec les postes proposés. Pour cela, l’entreprise doit notamment vérifier les informations communiquées par les candidats et chercher de nouvelles informations concernant sa qualification et ses expériences professionnelles.

Ce faisant, l’entreprise améliore le pilotage et la conformité de ses processus de recrutement et maîtrise mieux ses risques à l’embauche.

Elle peut ainsi prendre de meilleures décisions et accélérer sa prise de décision, en intégrant et sélectionnant au mieux une volumétrie croissante d’informations les plus pertinentes.

A la suite de quoi l’intégration des candidats dans l’entreprise avec les équipes en place est facilitée, ce qui améliore le niveau d’implication, d’engagement, de confiance des collaborateurs recrutés et des équipes accueillantes. Ultimement, cela fidélise et amène plus de réussite pour les nouveaux collaborateurs et leurs équipes

L’entreprise qui vérifie la qualification et les expériences professionnelles des candidats lors de l’embauche véhicule une image toujours plus professionnelle et accroit le niveau de confiance et d’authenticité dans son entreprise. Elle renforce ainsi son attractivité, ce qui constitue un avantage compétitif de poids compte tenu des besoins croissants de recrutement dans un marché de l’emploi sous tension. La validation de la qualification et expériences professionnelles des candidats est en cela tout à fait compatible avec les besoins croissants de recrutement dans l’entreprise et la pression actuelle sur le marché du travail.

Comment valider la qualification et les expériences professionnelles des candidats lors du recrutement ?

Principes essentiels:

Lors des entretiens individuels / de groupes et avec le support éventuel des éventuels tests à l’embauche ou mises en situation, le recruteur construit sa perception du profil et du parcours des candidats et commence à valider la qualification et expériences professionnelles des candidats

Pour aller plus loin, il est indispensable de vérifier les qualifications et expériences professionnelles des candidats pour éclairer le recruteur dans sa prise de décision d’embauche de futurs collaborateurs. -Cette vérification ne devant pas être le seul élément considéré lors de la décision-.

La vérification sera l’occasion -en plus de confirmer ou d’infirmer certains éléments communiqués par les candidats- et de découvrir de nouvelles informations qualitatives les concernant.

Un avantage essentiel de la vérification, c’est qu’elle apporte un réel gain d’efficacité et de confort du coté candidats, dans la mesure où elle ne les implique pas, ne leur prend pas de temps. En effet les informations sont vérifiées et/ou complétées généralement en direct auprès des sources ou références mentionnées. De ce fait l’expérience candidats, qui est très virale et impacte la marque employeur, s’améliore ainsi que la réputation et attractivité de l’entreprise, notamment vis-à-vis de candidats potentiels.

C’est un argument de poids au moment où la marque employeur et la réputation revêtent une importance croissante, en particulier à travers les avis et commentaires des candidats -notamment quant à leur expérience dans le processus de recrutement.

Le dispositif réglementaire:

La vérification de la qualification et des expériences professionnelles est encadrée par un dispositif réglementaire en droit du travail et en protection des données personnelles -qui s’est renforcé avec avec l’entrée en vigueur du RGPD-.

a) Droit du travail :

· « Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles. » (Code du travail, Art. L. 1221-6)

· « Le candidat à un emploi est expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels. Les méthodes et techniques d’aide au recrutement ou d’évaluation des candidats à un emploi doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie.» (Code du travail, Art. L. 1221-8.)

· « Aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. » (Code du travail, Art. L. 1221-9.)

b) Réglementation sur la protection des données personnelles: les données à caractère personnel doivent être : 1) traitées de manière licite, loyale et transparente ; 2) collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes ; 3) adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées; 4) exactes et, si nécessaire, tenues à jour; 5) conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées; 6) traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données à caractère personnel ;

En préalable de toute vérification, il est donc nécessaire d’obtenir l’accord explicite des candidats sur le processus de vérification. Les informer de manière générique dans le cadre du processus de recrutement n’est pas suffisant.

Trois niveaux de vérification:

La vérification spécifique des qualifications et expériences professionnelles des candidats peut intervenir à trois niveaux :

i) Vérification des diplômes et plus généralement de toute certification

ii) Vérification des expériences professionnelles

iii) Prise de références professionnelles

i) Concernant la vérification des diplômes et plus généralement de toute certification (titre, diplôme, certificat de qualification professionnelle), il ne suffit pas de s’en remettre au contrôle d’authenticité du diplôme/certificat présenté (même en original). En effet, certains candidats et « fabriques à diplômes » sont particulièrement performants dans la falsification des documents, et le faux diplôme/certificat présenté est extrêmement difficile à détecter. En particulier quand le candidat « habille » un diplôme/certificat existant réellement en ne modifiant que quelque(s) mention(s) : nom, prénom, date, libellé, mention/grade par exemple.

Il est donc préférable de vérifier à la source auprès des organismes délivrant les diplômes/certificats que le candidat est bien titulaire des diplômes concernés. C’est dans l’intérêt de ces organismes de s’assurer que toute personne se prévalant de leurs diplômes en soient bien titulaires. Et chaque organisme traite à sa manière les demandes reçues de vérification.

ii) Concernant la vérification des expériences professionnelles, il est également recommandé d’aller à la source de l’information -à savoir les employeurs- pour déceler les additions ou omissions ou transformations dans les expériences professionnelles déclarées par les candidats. S’il est plutôt rare que les candidats inventent totalement une expérience professionnelle, ça l’est beaucoup moins que les candidats enjolivent leurs expériences professionnelles. Dans ce cas, ils modifient en général un ou plusieurs éléments dans leurs expériences professionnelles : dates et durées (écourter ou rallonger certaines expériences, masquer les périodes d’inactivité), nature contractuelle des expériences (des stages ou CDD ou interim ou prestation présentés comme des CDIs), surestimer ou sous-estimer les responsabilités exercées ou leur périmètre, nom de l’employeur (groupe ou filiale), place dans l’organigramme ou titre. La vérification auprès des employeurs précédents ou actuels doit être factuelle et sans jugement, et plutôt orientée vers des éléments quantitatifs, des chiffres ou des faits.

iii) Concernant la prise de références professionnelles (ou contrôle de références professionnelles) : il s’agit de contacter des personnes ayant collaboré ou collaborant avec les candidats : responsables hiérarchiques directs, collègues, partenaires, clients, fournisseurs, experts comptables etc …

Cela suppose que les candidats aient au préalable prévenu les personnes qu’ils/elles souhaitent mentionner comme références pour le processus de candidature en cours. Il est important que chaque candidat communique plusieurs références et de préférence récente pour permettre de recouper les informations et réduire les biais éventuels. La prise de références doit porter sur des éléments professionnels -en excluant les éléments (et donc les questions) d’ordre privé- et sur des éléments factuels tels que les responsabilités exercées par les candidats, la durée des postes, les motifs de départ, les réalisations principales dans les postes, le niveau de maîtrise des compétences clés, l’évaluation des performances des candidats par les références contactées et la propension des références à les recommander / retravailler avec eux. L’entreprise doit amener les références à dépasser le stade de l’opinion personnelle ou du jugement, à ne pas rester au stade des adjectifs qualificatifs (« Bon », « excellent » …) pour argumenter, expliquer, et permettre à l’entreprise d’analyser une candidature dans sa globalité.

L’intérêt d’externaliser la vérification de qualification et expériences professionnelles des candidats:

La vérification de qualification et expériences professionnelles s’avère au final un processus plutôt complexe portant sur de nombreux éléments très variés et impliquant de nombreuses tierces parties avec des contraintes significatives, notamment réglementaires et techniques -par exemple la gestion des accords donnés par les candidats et des flux d’information entre les parties. Elle peut rapidement prendre beaucoup de temps, alors que les équipes en charge du recrutement peuvent être sollicitées sur d’autres sujets.

Externaliser cette vérification auprès d’un tiers de confiance c’est accéder à des équipes et plateformes techniques dédiées. C’est bénéficier ainsi d’effets d’expérience avec une meilleure maîtrise du processus et des gains de temps et d’efficacité. C’est aussi profiter d’une plus grande flexibilité et réactivité face à des charges de travail difficiles à anticiper, et permettre aux équipes de se recentrer sur d’autres activités.

Autre raison évoquée pour externaliser la vérification : le besoin de collecter des informations factuelles et neutres avec du recul aussi bien vis-à-vis des candidats qui sont dans le processus de sélection, que vis-à-vis des enjeux internes, des pressions sur la prise de décision. Un tiers de confiance est pleinement en capacité d’apporter ce recul de par son statut extérieur et ses méthodes de travail.