Diplômes ou certificats : que vérifier exactement ?

La fin du diplôme unique :

Ces dernières années, les formations se sont multipliées dans l’enseignement supérieur et dans l’univers professionnel avec l’apparition d’autant de diplômes et certificats à la clé.

Et ceci, tant au titre de la formation initiale que de la formation continue, en France ou à l’étranger, en matière de savoir-faire ou de savoir-être. Avec différentes méthodologies pour « labelliser » ces formations.

Le contexte est bien connu : allongement des carrières, évolution / obsolescence de plus en plus rapide des compétences, internationalisation des parcours ….. Pendant des siècles, les connaissances acquises initialement restaient valables tout au long de la vie. Ce n’est plus le cas aujourd’hui.

Cette prolifération de certifications rend la notion de diplôme plus diffuse. Non pas que le diplôme soit en voie de disparition, mais il est en plein mutation. Le diplôme d’un seul bloc cède la place à un processus de certification qui formalise et valide un processus d’acquisition de compétences tout au long de la vie, propre à chacun.

Une inflation de certificats et diplômes :

Le diplôme se décompose lui-même en un ensemble de compétences qui peuvent être agrégées de différentes façons pour déboucher sur des titres, notamment ceux validés par le RNCP (Registre National des Certifications Professionnelles). Ces blocs de compétences peuvent très bien s’acquérir dans des parcours de mobilité internationale (doubles diplômes) et via des canaux très divers (MOOC, cours en ligne ….).

Les certifications sont délivrées par des organismes très divers, dont les Etats ne sont que des acteurs parmi d’autres. Rien qu’en France, la certification recouvre 3 catégories :

- Les diplômes (CAP, BTS, diplôme d’Etat, diplômes universitaires, …) délivrés par certains ministères : Education nationale, Emploi, Santé …..

- Les titres délivrés par les CCI, les organismes de formation, certains ministères. Certains (+ de 300) sont enregistrés au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP)

- Les Certificats de Qualification Professionnelle (CQP) : créés par les branches et reconnus par les entreprises du secteur, ils reconnaissent les qualifications et compétences propres à un métier. Il y en a plus de 400.

Face à l’inflation des certifications et des diplômes, les recruteurs ont besoin de vérifier ces diplômes et certificats, et la réalité des compétences acquises.

Vérifier les diplômes: est-ce bien nécessaire ?

Les résultats de deux études concordent pour apporter une réponse à cette question :

1) 85 % des candidats déclarent « normal d’arranger leur CV » selon la 8ème étude du Florian Mantione Institut sur les CV Trompeurs publiée en Janvier 2018 -Etude effectuée auprès de 289 chefs d’entreprise, 50 DRH et 100 candidats- Du reste, 29 % des recruteurs interrogés pensent que les diplômes possédés par le candidat sont « souvent » différents de ceux figurant sur le CV. Et 35% des recruteurs déclarent avoir déjà éliminé un candidat suite à une vérification.

2) 47 % des 300 directeurs généraux et managers en charge de recrutement interrogés par Robert Half France -étude publiée en Février 2018–affirment avoir déjà éliminé des profils de candidats après avoir détecté des informations fausses ou exagérées dans leur CV. Et dans 52% des cas, la rubrique « Formation/diplômes/qualifications » du CV figure parmi celles dans lesquelles les candidats ont mentionné des informations fausses ou exagérées.

A noter également que la requête « Faire un faux diplôme » est tapée de 1 000 à 10 000 fois en moyenne chaque mois en France sur Google.

Il suffit par ailleurs de surfer sur le web pour obtenir un faux diplôme de très bonne facture en 72 heures à des prix très abordables.

Vérifier les diplômes : quels sont vos droits et devoirs ?

Il revient à l’employeur de vérifier les diplômes :

En vérifiant les diplômes des candidats, il s’agit pour un recruteur de valider l’adéquation entre un profil recherché et les savoirs d’un candidat. Une certification atteste qu’une personne est en mesure d’exercer une ou plusieurs activités professionnelles précises, avec un niveau de responsabilité et d’autonomie donné. Elle indique que le titulaire possède les compétences nécessaires à la réalisation de ces activités.

Or c’est là une responsabilité qui incombe à l’employeur.

En effet, que la possession d’un diplôme soit requise/nécessaire pour l’exercice d’un métier ou pas, et même si l’employeur en fait une condition déterminante à l’embauche ou à l’affectation sur un poste de travail, il revient toujours à l’employeur de vérifier AVANT l’embauche que le candidat est bien titulaire dudit diplôme et que ce diplôme n’est pas un faux diplôme.

Les déclarations du candidat ou l’ajout de clauses dédiées dans les contrats ne suffisent pas : la responsabilité de l’employeur est de contrôler les diplômes avant l’embauche. En ne le faisant pas, l’employeur commet une négligence dont il ne peut pas se prévaloir.

…mais pas n’importe comment :

La vérification de diplôme est encadrée par un dispositif réglementaire relevant à la fois du droit du travail et de la protection des données personnelles, et notamment les articles suivants :

a) Droit du travail:

· « Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles. » (Code du travail, Art. L. 1221-6)

· « Le candidat à un emploi est expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels. Les méthodes et techniques d’aide au recrutement ou d’évaluation des candidats à un emploi doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie.» (Code du travail, Art. L. 1221-8.)

· « Aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. » (Code du travail, Art. L. 1221-9.)

b) Réglementation sur la protection des données personnelles : RGPD : les données à caractère personnel qui doivent être : a) traitées de manière licite, loyale et transparente ; b) collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes ; c) adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées; d) exactes et, si nécessaire, tenues à jour; e) conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées; f) traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données à caractère personnel ;

L’art et la manière de vérifier les diplômes :

Compte tenu de la grande variété de diplômes et certificats en France et à l’international, et du degré de sophistication des falsifications, la vérification ne peut pas se limiter au contrôle d’authenticité des diplômes qui sont présentés par les candidats (même en original).

Il faut aller vérifier à la source auprès des organismes délivrant les diplômes que les candidats sont bien titulaires des diplômes concernés.

Au préalable, il est nécessaire d’obtenir l’accord explicite des candidats sur le processus de vérification de diplôme(s). Les informer de manière générique dans le cadre du processus de recrutement n’est pas suffisant.

Ensuite il convient d’obtenir de la part des candidats les informations les plus précises possibles sur le diplôme ou le certificat à vérifier:

  • Nom, Prénom de la personne avec sa date de naissance
  • Intitulé de la formation avec spécialisation éventuelle
  • Lieu de la formation
  • Date de fréquentation et date d’obtention/année de promotion
  • Grade ou mention
  • Intitulé de l’organisme délivrant le diplôme ou le certificat

Pour un certain nombre de candidats, qui ont « arrangé » leurs diplômes ou certificats sur leur CV, la prise de conscience qu’il y a une vérification effective de diplômes ou certificats peut les amener à supprimer spontanément les enjolivements. Cela permettra déjà d’y voir beaucoup plus clair.

L’étape suivante consiste à vérifier à la source auprès des organismes délivrant les diplômes ou certificats que les candidats sont bien titulaires des diplômes concernés. C’est d’ailleurs dans l’intérêt de ces organismes de s’assurer que toute personne se prévalant de leurs diplômes ou certificats en soient bien titulaires.

Cette vérification à la source est assez complexe car chaque organisme émetteur de certification s’appuie sur son propre protocole pour traiter les demandes de vérification entrantes, et l’on constate de ce fait une très grande variété de pratiques en France et à l’international.

Vérifier les diplômes est également dans l’intérêt des candidats dans la mesure où cela contribue à augmenter le niveau de confiance partagée et la conformité des processus de recrutement.

Par ailleurs, lorsque les informations sont vérifiées en direct par les recruteurs auprès des organismes délivrant les diplômes ou certificats, la vérification ne prend pas de temps aux candidats. Cela apporte donc un réel gain d’efficacité et de confort dans l’expérience candidats lors d’un recrutement.

A l’issue du processus de vérification, il est important de communiquer un retour aux candidats sur la vérification de diplôme(s) effectuée dans le cadre du processus de recrutement. La transparence est essentielle au bon déroulé du processus.

Pourquoi externaliser la vérification des diplômes ou certificats ?

Premièrement, faire vérifier les diplômes ou certificats par un tiers de confiance permet de se garantir une conformité au dispositif réglementaire. Externaliser c’est accéder à des équipes et à des outils bien rôdés capables de gérer le contrôle en pleine conformité avec les principes réglementaires, et de l’attester le cas échéant. Notamment en ce qui concerne le recueil du consentement explicite des candidats, la mise en œuvre des vérifications et la gestion en toutes confidentialité des données et des flux d’informations avec les parties concernées.

Deuxièmement, l’externalisation fait gagner du temps et améliore l’efficacité interne et donc la qualité du processus de recrutement en interne. En effet, vérifier les diplômes ou certificats peut rapidement prendre beaucoup de temps -prise de contact avec les organismes délivrant les diplômes ou certificats, transmission des accords candidats, validation des diplômes ou certificats délivrés….-. Et ce au moment où les équipes en charge du recrutement peuvent être sollicitées sur d’autres sujets.

En externalisant, les équipes du recruteur sont soulagées et peuvent se consacrer à d’autres tâches. De ce fait, la qualité et la rapidité du processus de recrutement s’améliore.

Confier cette vérification à un tiers de confiance est un gage de neutralité et recul dans la collecte des informations factuelles, tant vis-à-vis des candidats dans le processus de sélection, que vis-à-vis des enjeux internes côté recruteur -notamment les pressions sur la prise de décision et les délais-. Un tiers de confiance est pleinement en capacité d’apporter le recul nécessaire de par son statut extérieur et ses méthodes de travail.

Enfin troisièmement, externaliser la vérification des diplômes apporte plus de flexibilité et réactivité dans le traitement des contrôles lors des candidatures. Cela améliore ainsi les délais et la qualité dans le traitement des candidatures, et donc le parcours des candidats et l’attractivité de l’entreprise en tant qu’employeur vis-à-vis des candidats. C’est un avantage compétitif de poids compte tenu des besoins croissants de recrutement dans un marché de l’emploi sous tension.