Le contrôle de références employeurs, de quoi s’agit-il ?

La prise de références est une méthode complémentaire aux entretiens individuels / de groupes (et aux éventuels tests à l’embauche/mises en situation ou autres techniques) pour éclairer le recruteur dans sa prise de décision d’embauche de futurs collaborateurs. -Elle ne doit pas être le seul élément considéré lors de la décision-.

Le contrôle de références permet donc de confirmer ou d’infirmer certains éléments communiqués par les candidats, et de découvrir de nouvelles informations qualitatives les concernant en contactant des personnes ayant collaboré ou collaborant avec eux : responsables hiérarchiques directs, collègues, partenaires, clients, fournisseurs, experts comptables etc …

Ainsi le recruteur valide (ou invalide) et complète sa perception du profil des candidats.

Quel est l’objectif d’un contrôle de références ?

L’objectif premier est de sécuriser le recrutement en éclairant le futur employeur sur le profil des candidats et leur adéquation aux postes proposés en vérifiant les informations communiquées et en obtenant de nouvelles informations.

Ce faisant, l’entreprise améliore le pilotage et la conformité de ses processus de recrutement et maîtrise mieux ses risques à l’embauche.

Elle peut ainsi prendre de meilleures décisions et accélérer sa prise de décision, en intégrant et sélectionnant au mieux une volumétrie croissante d’informations les plus pertinentes.

Cela permet par ailleurs de mieux préparer et de faciliter l’intégration des candidats dans l’entreprise avec les équipes en place, ce qui améliore le niveau d’implication, d’engagement, de confiance des collaborateurs recrutés et des équipes accueillantes. Ultimement, cela fidélise et amène plus de réussite pour les nouveaux collaborateurs et leurs équipes

Côté candidats, la prise de références apporte un réel gain d’efficacité et de confort dans la mesure où elle ne prend pas de temps aux candidats. En effet les informations sont vérifiées et/ou complétées en direct auprès des références mentionnées sans que les candidats ne soient sollicités (sauf obtention de leur accord initial sur la démarche). De ce fait la prise de références améliore l’expérience candidats, qui est très virale et impacte ultimement de façon significative la marque employeur, la réputation et l’attractivité de l’entreprise, notamment vis-à-vis de candidats potentiels.

En ayant recours à la prise de références, l’entreprise véhicule une image toujours plus professionnelle dans ses processus d’embauche.

Enfin grâce au supplément d’informations et de vérifications obtenu via la prise de références, l’entreprise peut également envisager de prendre en compte un spectre de candidats beaucoup plus ouvert dans son recrutement, ce qui favorise une plus grande diversité de talents, au-delà des « profils types ».

La prise de références avec les employeurs, une solution pour faire face à une double contrainte pour recruter :

D’un côté des entreprises de plus en plus sous pression pour recruter rapidement les bons profils …

Les entreprises doivent aujourd’hui couvrir des besoins croissants de recrutement dans un marché de l’emploi sous tension. En effet, le volume de recrutement et les intentions d’embauche atteignent des niveaux records avec une prévision de 2,35 millions d’embauches en 2018 (au + haut depuis 2002 – enquête annuelle Pôle emploi / Credoc du 10 avril 2018), et de 225.000 recrutements de cadres en 2018 (source APEC).

Et les métiers sont de plus en plus nombreux à connaître une pénurie de talents.

Dans ce contexte, les entreprises sont poussées à ouvrir au maximum leur spectre de candidats et à mettre en place un processus d’embauche le plus attractif possible. La marque employeur et la réputation revêtent une importance croissante, en particulier les avis et commentaires des candidats -notamment quant à leur expérience dans le processus de recrutement.

De l’autre des profils de candidats de plus en plus complexes à appréhender …

Les candidats sont de plus en plus „nomades“ dans leurs carrières (sans mentionner le recours aux nouvelles formes de travail indépendant : freelance, prestataire …) et présentent une plus grande diversité d’expériences professionnelles, en enchainant les expériences, ce qui peut complexifier pour les recruteurs la bonne appréhension de leurs profils et parcours professionnels.

D’autant que certains candidats ont une tendance à embellir leurs profils professionnels : 85 % des candidats déclarent « normal d’arranger leur CV » d’après la 8ème étude sur les CV Trompeurs de Florian Mantione Institut publiée en 2018 auprès de 289 chefs d’entreprise, 50 DRH et 100 candidats.

De même, des recommandations professionnelles « de complaisance » apparaissent, et pas que via les réseaux sociaux. A ce sujet, certains candidats en viennent à insérer mécaniquement des mot-clés dans leurs CVs pour coller au «matching» de profils.


Le contrôle de références permet de faire face à cette double contrainte tout en respectant le contexte réglementaire qui lui aussi se renforce, notamment en matière de protection des données personnelles avec l’entrée en vigueur du RGPD par exemple.


Aspects réglementaires de la prise de références :

Le dispositif réglementaire qui encadre la prise de références relève à la fois du droit du travail et de la protection des données personnelles. Nous en rappelons quelques principes ci-dessous :

1) Extraits du code du travail (en vigueur au 1er Aout 2018)–. 

« Art. L. 1221-6. - Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles. Le candidat est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d’information. »

« Art. L. 1221-8. - Le candidat à un emploi est expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels.

« Les méthodes et techniques d’aide au recrutement ou d’évaluation des candidats à un emploi doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie.

« Art. L. 1221-9. - Aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance.

2) Extraits de délibérations de la CNIL sur le traitement de données personnelles lors d’opérations de recrutement :

CNIL – Délibération n°02-017 du 21 mars 2002 portant adoption d'une recommandation relative à la collecte et au traitement d'informations nominatives lors d'opérations de recrutement :

- « La collecte de références auprès de l’environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stages, clients fournisseurs...) n’est pas contraire aux dispositions de l’Art. 25 de la loi du 06/01/1978 dès lors qu’elle n’est pas faite à l’insu du candidat » ()

- « Une candidature ne saurait être exclue sur le seul fondement de méthodes et techniques automatisées d’aide au recrutement et doit faire l’objet d’une appréciation humaine »

3) Extraits du règlement européen (UE) 2016/679 relatif à la Protection des données personnelles

Article 5 - Principes relatifs au traitement des données à caractère personnel: Les données à caractère personnel doivent être :

a) traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée (licéité, loyauté, transparence);

b) collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités ; (…)

c) adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (minimisation des données);

d) exactes et, si nécessaire, tenues à jour; toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder (exactitude);

e) conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées; (…)

f) traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données à caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle, à l'aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées (intégrité et confidentialité);


Comment réussir sa prise de références ?

En préalable:

Il est nécessaire d’obtenir l’accord explicite des candidats sur le processus de prise de références. Les informer de manière générique dans le cadre du processus de recrutement n’est pas suffisant.

De leur côté les candidats auront pris la précaution de prévenir les personnes qu’ils/elles souhaitent mentionner comme références pour le processus de candidature en cours. Il est important que chaque candidat communique plusieurs références et de préférence récente pour permettre de recouper les informations et réduire les biais éventuels.

La prise de références peut intervenir à différents moments dans le processus de recrutement : immédiatement après une première présélection -ce qui permet d’avoir un retour extérieur pour préparer les entretiens à venir- ou après les entretiens -dans l’optique de vérifier / compléter les informations obtenues lors de ces entretiens.

Le déroulé de la prise de références:

La prise de références doit porter sur des éléments professionnels -en excluant les éléments (et donc les questions) d’ordre privé- et sur des éléments factuels tels que les responsabilités exercées par les candidats, la durée des postes, les motifs de départ, les réalisations principales dans les postes, le niveau de maîtrise des compétences clés, l »évaluation des performances des candidats par les références contactées et la propension des références à les recommander / retravailler avec eux.

Il convient de s’efforcer de rester neutres sans jugement pour obtenir les éléments nécessaires à l’analyse et à la prise de décision.

L’entreprise doit partager cet état d’esprit factuel et neutre avec les références contactées pour que ces références s’efforcent d’apporter des éléments tangibles, et dépassent le stade de l’opinion personnelle ou du jugement. Il faut éviter de rester au stade des adjectifs qualificatifs (« Bon », « excellent » …) pour argumenter, expliquer, et permettre à l’entreprise d’analyser une candidature dans sa globalité. Les références doivent être en mesure de présenter les forces et les faiblesses d’un ancien collègue ou employé.

Pour cela, l’entreprise doit les y inviter en préparant et posant les bonnes questions (ouvertes). Une grille d’entretien avec des questions claires et bien sélectionnées permettra de professionnaliser la démarche. Cette grille d’entretien peut être le cas échéant contextualisée en fonction des postes à pourvoir. L’entreprise doit également avoir une capacité très forte d’écoute avec des équipes rôdées aux échanges professionnels pour instaurer un climat de confiance qui facilite l’obtention d’informations de qualité et fiables et pour détecter les signaux faibles (parfois non verbaux: silences, soupirs, sourires, temps morts, hésitations …).

Il est essentiel également que l’entreprise puisse faire abstraction de ses contraintes, et de ses éventuels a priori ou biais cognitifs pour mener le processus de prise de référence de la façon la plus neutre possible, indépendamment de la prise de décision. Par exemple, lorsque la recherche d’un candidat est très urgente et/ou très importante, il convient de dérouler le processus de prise de référence « comme si de rien n’était », sachant que la prise de référence n’est qu’un élément dans la prise de décision. L’entreprise doit faire abstraction de toute anticipation, ou tout raccourci par rapport à certains éléments d’information émanant des candidats pour mener sereinement et en toute indépendance son contrôle de références.


Enfin, il est important de communiquer un retour aux candidats sur le contrôle de références effectué dans le cadre du processus de recrutement. La transparence est essentielle au bon déroulé du processus.

Dernier point : attention aux prises de référence « hors sujet », par exemple quand il n’y a pas de candidature / de recrutement en cours. Le véritable objet de la prise de références est alors autre (évaluation professionnelle « sauvage », prospection voire espionnage commercial…)


L’intérêt d’externaliser son contrôle de références employeurs

Le contrôle de références s’avère finalement un processus plutôt complexe avec des contraintes significatives, notamment réglementaires et techniques -par exemple la gestion des accords donnés par les candidats et des flux d’information tripartites.

Il peut rapidement prendre beaucoup de temps -prise de contact avec les références, réservation d’un créneau horaire qui leur convient, déroulé de l’échange ….-. Et ce au moment où les équipes en charge du recrutement peuvent être sollicitées sur d’autres sujets.

Externaliser le contrôle de références employeurs auprès d’un tiers de confiance c’est accéder, à des équipes et plateformes techniques dédiées. C’est bénéficier ainsi d’effets d’expérience avec une meilleure maîtrise du processus et des gains de temps et d’efficacité. C’est aussi profiter d’une plus grande flexibilité et réactivité face à des charges de travail difficiles à anticiper, et permettre aux équipes de se recentrer sur d’autres activités.

Autre raison évoquée pour externaliser la prise de références : le besoin de collecter des informations factuelles et neutres avec du recul aussi bien vis-à-vis des candidats qui sont dans le processus de sélection, que vis-à-vis des enjeux internes, des pressions sur la prise de décision. Un tiers de confiance est pleinement en capacité d’apporter ce recul de par son statut extérieur et ses méthodes de travail.