Les prérequis pour procéder avec succès à un contrôle de références lors du recrutement :

En quoi consiste exactement le contrôle de références, quel est son intérêt ?

Le contrôle de références -ou prise de références-est une méthode complémentaire aux entretiens individuels / de groupes (et aux éventuels tests à l’embauche/mises en situation ou autres techniques) pour éclairer le recruteur dans sa prise de décision d’embauche de futurs collaborateurs. -Il ne doit pas être le seul élément considéré lors de la décision-.

Le contrôle de références consiste à contacter des personnes ayant collaboré ou collaborant avec les candidats : responsables hiérarchiques directs, collègues, partenaires, clients, fournisseurs, experts comptables etc … Ceci dans le but de confirmer ou d’infirmer certains éléments communiqués par les candidats, et de découvrir de nouvelles informations qualitatives les concernant

Ainsi le recruteur valide (ou invalide) et complète sa perception du profil des candidats.

Auprès de qui effectuer un contrôle de références ?

Pour une plus grande efficacité, il est préférable de prendre contact auprès de plusieurs sources référentes. S’il est préférable que la référence soit un contact collaborant actuellement avec les candidats, cela peut s’avérer compliqué – notamment pour des raisons de confidentialité-. Il est donc très fréquent de procéder à des prises de références relatives à des expériences antérieures. La prise de références peut concerner des supérieurs hiérarchiques des candidats tout autant que des homologues/pairs des candidats ou des personnes que les candidats ont pu encadrer. Il est aussi possible de recourir à des référents extérieurs à l’entreprise des candidats ayant collaboré avec eux: partenaires, fournisseurs, clients, prestataires de service…

Les contraintes réglementaires à respecter :

a)D’une part le droit du travail et notamment les articles suivants :

· « Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles. » (Code du travail, Art. L. 1221-6)

· « Le candidat à un emploi est expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels. Les méthodes et techniques d’aide au recrutement ou d’évaluation des candidats à un emploi doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie.» (Code du travail, Art. L. 1221-8.)

· « Aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. » (Code du travail, Art. L. 1221-9.)

B)Et d’autre part la réglementation sur la protection des données personnelles :

(i)La CNIL s’est prononcée sur le traitement de données personnelles lors des opérations de recrutement, notamment sa délibération n°02-017 du 21 mars 2002 portant adoption d'une recommandation relative à la collecte et au traitement d'informations nominatives lors d'opérations de recrutement :

- « La collecte de références auprès de l’environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stages, clients fournisseurs...) n’est pas contraire aux dispositions de l’Art. 25 de la loi du 06/01/1978 dès lors qu’elle n’est pas faite à l’insu du candidat »

- « Une candidature ne saurait être exclue sur le seul fondement de méthodes et techniques automatisées d’aide au recrutement et doit faire l’objet d’une appréciation humaine »

 

(ii) Le RGPD pose quelques principes essentiels concernant les données à caractère personnel qui doivent être : a) traitées de manière licite, loyale et transparente ; b) collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes ; c) adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées; d) exactes et, si nécessaire, tenues à jour; e) conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées; f) traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données à caractère personnel ;

Bien se préparer :

Côté recruteurs :

Préparer le contrôle de références va prendre du temps. Pour commencer, il convient de faire preuve de pédagogie pour bien expliquer la démarche aux candidats et susciter leur adhésion. En effet, il est nécessaire de recueillir le consentement explicite des candidats sur la démarche de contrôle de références -les informer de manière générique dans le cadre du processus de recrutement n’est pas suffisant- et ce sont les candidats qui fourniront les références. Ensuite il faut se créer une trame pour mener l’entretien avec la référence , incluant une présentation du contexte et objectifs du contrôle de références, et une série de questions adaptées à la référence, au poste proposé, au candidat (voir paragraphe dédié ci-dessous).

Il faut aussi se préparer à prendre du recul pour éliminer les biais dans le processus de contrôle, et filtrer les informations factuelles, éliminer les informations privées, s’abstraire de tous les jugements -les siens comme ceux des références (qu’ils soient positifs ou négatifs). La capacité d’écoute est essentielle pour instaurer un climat de confiance qui facilite l’obtention d’informations de qualité fiables et pour détecter les signaux faibles (parfois non verbaux: silences, soupirs, sourires, temps morts, hésitations …).

Côté candidats :

De leur côté les candidats auront pris la précaution de prévenir les personnes qu’ils souhaitent mentionner comme références pour le processus de candidature en cours. Il est important que chaque candidat communique plusieurs références -et dans la mesure du possible des références récentes- pour permettre de recouper les informations et réduire les biais éventuels.

Quelles questions poser lors du contrôle de références pour un recrutement ?

Très souvent, le contrôle de références intervient tard dans le processus de recrutement. A ce stade, le recruteur s’est fait une idée, et dispose d’informations à vérifier ou contextualiser auprès des références. Il est donc tout à fait pertinent de préparer des questions propres à la situation du candidat, au poste proposé, aux références à contacter.

Préparer ses questions permet d’optimiser le temps consacré à l’entretien : celui du recruteur et celui de la référence. Le canevas utilisé va témoigner du professionnalisme du recruteur et rassurer la référence. Cette confiance instaurée permet ensuite d’aborder rapidement des questions pointues, et de susciter des réponses de meilleure qualité.

Pour ne pas orienter les réponses et pour favoriser l’échange, il convient de privilégier les questions ouvertes.

Le canevas pourra inclure des questions telles que les suivantes:

  • Comment avez-vous connu le candidat et depuis combien de temps le connaissez-vous ?
  • Quel est / était votre lien avec le candidat ?
  • Quelles étaient les responsabilités, la fonction et le périmètre d’action pour le candidat à l’époque ?
  • Quelles sont les réalisations principales du candidat ?
  • Quelles sont les compétences clés et points forts du candidat ?
  • Quels ont été les challenges du candidat ?
  • Quels sont les points de vigilance concernant le candidat, ses axes d’amélioration ?
  • Quelles ont été les durées de poste du candidat, quels sont les motifs et circonstances de son départ ?
  • Comment évaluez-vous la performance du candidat ? Seriez-vous prêt à le recommander / à retravailler avec ce candidat ?
  • Comment évaluez-vous la maîtrise de telle ou telle compétence ?
  • Comment le candidat fonctionne-t-il avec les autres ?
  • Comment le candidat prend-il ses décisions ?

Enfin, il est important de communiquer un retour aux candidats sur le contrôle de références effectué dans le cadre du processus de recrutement. La transparence est essentielle au bon déroulé du processus. Si jamais la prise de références débouche sur des retours négatifs, il faudra échanger avec le candidat pour qu'il puisse donner son point de vue et des éléments complémentaires.

En effet, un retour positif du contrôle de références n’est pas toujours un gage de succès dans le poste pour le candidat. A l’inverse, une prise de références avec des retours négatifs ne signifie pas pour autant que le candidat n’est pas adapté au futur poste proposé. C’est aussi pour cela que la prise de références doit rester un élément complémentaire dans la prise de décision.

Que faut-il attendre du référent lors du contrôle de référence ?

Le candidat fait confiance à une référence pour parler de lui à un recruteur. C’est un enjeu important et la référence a une responsabilité envers le candidat. Il est donc essentiel que la référence se comporte de façon loyale et professionnelle. Ce qui implique notamment pour la référence :

  • Etre disponible, préparé et concentré pour le temps de l’entretien – en moyenne compter une durée de 15 à 30 minutes
  • Etre factuel et objectif : donner des informations professionnelles avec des exemples. Mettre en avant les compétences, missions, responsabilités, résultats, réalisations. Laisser de côté les aspects personnels, les émotions, les jugements, les sentiments.

Il est logique que d’anciens managers et collègues portent un regard différent de celui des candidats sur certaines situations vécues par les candidats. C’est d’ailleurs un des intérêts du contrôle de références que d’obtenir ce regard différent sur les candidats.

Pour permettre à ce regard différent de s’exprimer, il convient de créer une relation de confiance et un climat neutre avec les références. C’est alors que les références peuvent apporter des éléments tangibles, et dépasser le stade de l’opinion personnelle, des adjectifs qualificatifs (« Bon », « excellent » …) pour argumenter, expliquer, et permettre à l’entreprise d’analyser la candidature dans sa globalité. Les références doivent être en mesure de présenter les forces et les faiblesses d’un ancien collègue ou employé par exemple.

 L’intérêt d’externaliser son contrôle de références 

 Le contrôle de références s’avère finalement un processus complexe à mener avec des contraintes significatives, notamment réglementaires et techniques -par exemple la gestion des accords donnés par les candidats et la gestion des flux d’information tripartites en toute confidentialité.

Le contrôle de références peut rapidement prendre beaucoup de temps aux recruteurs, ne serait-ce que la prise de contact avec les références, la réservation d’un créneau horaire qui leur convient, la préparation des questions, le déroulé de l’entretien avec la référence …..

Il peut de ce fait s’avérer compliqué de solliciter les équipes du recruteur pour un processus chronophage de contrôle de référence alors qu’elles sont pleinement mobilisées en période de recrutement.

Externaliser le contrôle de références auprès d’un tiers de confiance c’est accéder à des équipes et plateformes techniques dédiées. C’est bénéficier ainsi d’effets d’expérience avec une meilleure maîtrise du processus et des gains de temps et d’efficacité. C’est aussi profiter d’une plus grande flexibilité et réactivité face à des charges de travail difficiles à anticiper, et permettre aux équipes de se recentrer sur d’autres activités.

Par ailleurs, l’externalisation du contrôle de références permet aussi de préserver pleinement la confidentialité pour l’entreprise qui recrute vis-à-vis des références des candidats.

Autre raison évoquée pour externaliser la prise de références : le besoin de collecter des informations factuelles et neutres avec du recul aussi bien vis-à-vis des candidats qui sont dans le processus de sélection, que vis-à-vis des enjeux internes côté recruteur (pressions sur la prise de décision….). Un tiers de confiance est pleinement en capacité d’apporter ce recul de par son statut extérieur et ses méthodes de travail.